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Assistência ao utilizador para autores de conteúdo |
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Como trabalhar com itens de rascunho
A criação de um rascunho de um item permite que os utilizadores trabalharem em alterações nesse item sem alterar a versão publicada do item. Os itens de rascunho podem ser autónomos ou ser parte integrante de um fluxo de trabalho. Quando as alterações estiverem concluídas, pode optar por publicar o item ou rejeitar as alterações cancelando o rascunho. Pode criar vários rascunhos de um único item.
Como trabalhar com itens de rascunho não utilizando um fluxo de trabalho
Pode criar directamente um rascunho de qualquer item não incluído num fluxo de trabalho.- Criar um item de rascunho
Para criar um novo item de rascunho:
- abra um item que não tenha sido colocado num fluxo de trabalho em modo de edição e faça clique em Guardar como rascunho. Esta ferramenta irá criar uma cópia de rascunho do item publicado sem remover o item publicado do sítio activo.
- abra um item publicado que não tenha sido colocado num fluxo de trabalho em modo de leitura e faça clique em Criar rascunho. Esta ferramenta irá criar uma cópia de rascunho do item publicado sem remover o item publicado do sítio activo.
- abra um item publicado que não tenha sido colocado num fluxo de trabalho e faça clique em Alterar para rascunho. Esta ferramenta irá alterar o estado do item de "publicado" para "rascunho" e o item deixa de estar visível no sítio activo. Não é possível alterar um item para rascunho se estiver a ser referenciado por quaisquer outros itens.
- Guardar um item de rascunho
- Quando o rascunho tiver sido criado:
- para guardar o item de rascunho, faça clique em Guardar, Guardar e fechar ou Guardar e ler.
- para publicar o item de rascunho, faça clique em Guardar e publicar.
Quando tiver sido guardado, o item de rascunho é apresentado juntamente com outros itens nas vistas de itens, mas é apresentado com um estado de rascunho. Se criar um rascunho de um item anteriormente publicado, as versões de rascunho e publicada do item são apresentadas nas vistas de itens. Pode editar e guardar rascunhos várias vezes antes de as alterações serem publicadas.
- Publicar um item de rascunho
- As alterações efectuadas a um item de rascunho apenas são apresentadas no sítio activo após publicar o item de rascunho. Quando o rascunho estiver pronto a ser publicado, o utilizador pode:
- seleccionar um item numa vista e fazer clique em Publicar item.
- abrir um item no modo de leitura e fazer clique em Publicar item.
- abrir um item no modo de edição e fazer clique em Guardar e publicar.
- Cancelar um rascunho
Cancelar um rascunho é, essencialmente, o mesmo que eliminar um rascunho, uma vez que todas as alterações efectuadas ao item são eliminadas. Para cancelar um rascunho, abra um item de rascunho e faça clique em Cancelar rascunho. É necessário acesso de editor ou superior para cancelar um rascunho de itens sem um fluxo de trabalho.
Como trabalhar com itens de rascunho num fluxo de trabalho
Num fluxo de trabalho, os itens têm um estado de rascunho até entrarem numa etapa de fluxo de trabalho, na qual seja executada uma acção de publicação. Os itens de rascunho num fluxo de trabalho são apresentados juntamente com outros itens nas vistas de itens, mas são apresentados com um estado de rascunho. Se criar um rascunho de um item anteriormente publicado, as versões de rascunho e publicada do item são apresentadas nas vistas de itens. Pode editar e guardar rascunhos várias vezes antes de submeter o mesmo para a etapa seguinte no fluxo de trabalho.
Pode utilizar as seguintes funções para trabalhar com itens durante um fluxo de trabalho.
| Acções | Função | Acesso do item | Acesso da função aos recursos da biblioteca |
|---|---|---|---|
| Aprovar | Quando a aprovação conjunta é definida, esta ferramenta é utilizada para aprovar um item nas vistas Todos os itens e Os meus itens. | Revisor ou administrador. | Acesso de contribuinte ou superior ao tipo de item. |
| Cancelar rascunho | Esta ferramenta remove um item de rascunho, na totalidade, de um fluxo de trabalho. Esta ferramenta apenas é apresentada após um item ser publicado e um novo rascunho ser criado. | Acesso de gestor ou superior. | Acesso de contribuinte ou superior ao tipo de item. |
| Recusar | Utilizada quando um item é rejeitado durante um fluxo de trabalho. Executa todas as acções definidas na etapa de rejeição e, em seguida, envia novamente o item para a primeira etapa de um fluxo de trabalho. | Acesso de revisor. | Acesso de contribuinte ou superior ao tipo de item. |
| Etapa Seguinte Expirar Publicar Submeter para revisão |
Utilizada para aprovar um item e enviá-lo para a etapa seguinte de um fluxo de trabalho. | Acesso de revisor. | Acesso de contribuinte ou superior ao tipo de item. |
| Etapa anterior Retirar da revisão |
Estas acções devolvem um item à etapa anterior em relação à etapa actual ou removem o item. Quando um item é movido para a etapa anterior, as acções do fluxo de trabalho de entrada na etapa anterior são executadas. Contudo, as acções do fluxo de trabalho de saída na etapa actual não são executadas. | Acesso de gestor ou superior. Acesso de revisores em etapas do fluxo de trabalho às quais é concedido acesso aos Revisores à ferramenta de etapa anterior. |
Acesso de contribuinte ou superior ao tipo de item. |
| Processar agora | Processa manualmente um item com um estado pendente. São processadas todas as acções na etapa. | Acesso de administrador | Não requerido. |
Ao criar um fluxo de trabalho, pode optar por desactivar a criação de vários rascunhos para qualquer item que esteja a utilizar esse fluxo de trabalho. Esta opção permite que os utilizadores atribuíam um fluxo de trabalho a itens nos quais pretendam apenas gerir uma alteração de cada vez.
Como trabalhar com itens de rascunho num projecto
Os itens de rascunho são utilizados num projecto do mesmo modo que os rascunhos são utilizados fora de um projecto, independentemente de o item de rascunho participar ou não num fluxo de trabalho. A única diferença consiste no facto de quando o rascunho está pronto para publicação, permanece num estado pendente até que todos os itens no projecto estejam prontos para publicação. Os itens de rascunho num projecto são apresentados juntamente com outros itens nas vistas de itens, mas são apresentados com um estado de rascunho. Se criar um rascunho de um item anteriormente publicado, as versões de rascunho e publicada do item são apresentadas nas vistas de itens.
Gerir rascunhos
- Se visualizar um item publicado com apenas um item de rascunho, pode visualizar o item de rascunho fazendo clique em Ir para o rascunho.
- Ao visualizar um item de rascunho, pode abrir a versão publicada de um item fazendo clique em Ir para o publicado.
- Se um item publicado tiver mais do que um rascunho, a ferramenta Gerir rascunhos é apresentada nas versões publicada e de rascunho de um item. Faça clique em Gerir rascunhos para ver uma lista de rascunhos do item actual. São apresentados todos os rascunhos, mas o utilizador só pode ler, editar e cancelar rascunhos para os quais disponha de acesso suficiente.